A könyvelőd kér egy összesítőt. Te megnyitod a táblázatot. Innentől ez nem tíz perc lesz, hanem egy nap. Vagy három.
Nem azért, mert nehéz. Azért, mert nem egy táblázat van, hanem tizenkettő. Az egyikben havi bontás, a másikban ügyfelek, a harmadikban meg egy képlet, amit tavasszal átírtál, és azóta sem jöttél rá mi a hiba benne.
Ha időben felkészülsz rá, akkor ez ősszel csak pár óra, amivel elkerülheted a januári káoszt és számlavadászatot.
Mi a te feladatod és mi a könyvelőé?
A könyvelő elkészítheti a bevallásodat, de csak abból tud dolgozni, amit átadsz neki.
A számlák, a kivonatok és a beazonosítható adatok összeszedése ezért nálad kezdődik. Csak te tudod, mi volt az a 34 ezer forintos augusztusi utalás. Ha most nem jelölöd meg, decemberben már a bankkivonat sem fog segíteni.
Ez nem adótanácsadás. Az sem mindegy, hogy átalányadózol vagy vállalkozói szja szerint: a kettőnél más nyilvántartást kell vezetni.
Mit érdemes összeszedned?
A bevételeid
Egyben, időrendben, nem ügyfelenként. Ellenőrizd, hogy a számlázóprogram, a saját nyilvántartásod és a tényleges bevételeid között nincs-e eltérés. A sztornókat és a készpénzes tételeket különösen könnyű szem elől téveszteni.
Ha eltérés van, akkor keresd meg a különbséget. Most ez csak fél óra.
A kiadási bizonylatok
Menj végig az idei kivonatodon, és pipáld ki, amihez megvan a számla. Ami hiányzik, azt kérd el most: ma ez egy e-mail, decemberben az ünnepi időszak miatt ugyanez már sokkal nehezebben fog menni.
A webshopos vásárlások, külföldi előfizetések és készpénzes kiadások tűnnek el a legkönnyebben.
Átalányadózásnál nem a tényleges költségeid alapján számítják a jövedelmedet, de ettől még ne kezdd el saját döntés alapján kidobálni a bizonylatokat. A rád vonatkozó megőrzési és áfaszabályokat egyeztesd a könyvelőddel.
Minden pénzforgalmi kimutatás számít, nem csak a fő bankszámla
Ne csak a leggyakrabban használt bankszámládra gondolj. Revolut, Wise, PayPal, Stripe, devizaszámla és a ritkán használt második számla is ide tartozhat.
A bankkivonat azért hasznos, mert nem az emlékezetedből készült. Azt viszont nem mondja meg, hogy egy tétel üzleti kiadás, magánköltés, visszatérítés vagy saját számlák közötti átvezetés volt, ezt neked kell megjelölnöd.
A kintlévőségek és a rendhagyó tételek
Nézd meg, melyik kiállított számládat nem fizették még ki.
Ez nem pusztán könyvelési kérdés: a kintlévőség a te pénzed, amely még valaki másnál van.
Ide tartoznak a sztornók, a jóváírások, az előlegek és a visszatérítések is. Ezek párban vannak, és ha a pár egyik fele hiányzik, azt még időben észreveheted.
A készlet, ha van
Ha árut vagy anyagot tartasz, az év végi tényleges állapotot kell rögzítened. Ezt nem érdemes január végén emlékezetből visszasaccolni.
Mikor csináld
- Ősszel: keresd meg a hiányzó számlákat, és azonosítsd a kérdéses banki tételeket.
- Decemberben: megkérdezed a könyvelődet, mit, milyen formában és mikorra kér.
- Januárban: töltsd le az utolsó kivonatokat, egészítsd ki az adatokat, és add át az anyagot egyben.
A zárás és a bevallás két külön feladat. A könyvelődnek jóval a bevallási határidő előtt szüksége lehet az anyagra. És a NAV bevallási tervezetét egyéni vállalkozóként ki kell egészítened a vállalkozói adatokkal, majd be is kell nyújtanod.
Ellenőrzőlista
Amelyikre nem tudsz nyugodt szívvel igent mondani, abból lesz januárban a munka.
- Egy helyen meg tudod nézni, mennyi volt az idei bevételed?
- Végigmentél az idei kivonataidon, és minden kiadáshoz megvan a számla?
- Minden pénzforgalmi kimutatásod megvan, a ritkán használt számláké és a fizetési szolgáltatóké is?
- Tudod, melyik kiszámlázott munkádat nem fizették ki?
- A sztornók, előlegek és visszatérítések párban vannak?
- El tudod különíteni a céges és a magánköltéseidet?
- Ha árut vagy anyagot tartasz: tudod, mennyi van készleten?
- Megkérdezted a könyvelődtől, mit és mikorra kér tőled?
Ha a legtöbbre igen a válasz, jó eséllyel nem januárban kezdődik nálad a számlavadászat. Ha háromra, akkor most találtad meg, mivel érdemes foglalkozni, amíg van rá idő.
Összefoglalva
A bevallás a könyvelő dolga, az adatok összeszedése a tiéd, és ezen múlik, hogy januárban egy délelőtt lesz belőle vagy három nap. A számlák összegyűjtését egyetlen program sem végzi el helyetted. Abban viszont sokat segíthet, ha a bevételed, a kiadásod és a készleted nem tizenkét külön táblázatban van.
Ezért készült a MonEta. Egy helyen mutatja a vállalkozásod pénzügyi adatait, így az év végi összesítés nem külön projekt. A saját gépeden fut, és a próbaverzióval vásárlás előtt is kipróbálhatod.
Ha utána akarsz nézni
- NAV információs füzetek - évenként rendezve, itt van az egyéni vállalkozók szja- és járulékkötelezettségéről szóló füzet is.
- NAV, személyi jövedelemadó - a bevallással kapcsolatos aktuális tájékoztatás és határidők.
Ez a cikk általános tájékoztatás, nem adó-, számviteli vagy jogi tanácsadás. Az adózási módod és a tevékenységed miatt rád más is vonatkozhat, ezért az átadandó anyagot mindig a saját könyvelőddel egyeztesd.