Nem az Excellel van baj: 5 jel, hogy a vállalkozásod kinőtte a táblázatát

A fájl neve eredetileg csak annyi volt, hogy bevetelek.xlsx.

Aztán lett belőle bevetelek_uj.xlsx, később bevetelek_vegleges.xlsx, most pedig valahol a gépeden ott lapul a bevetelek_vegleges_JAVITOTT_v3.xlsx.

Az egyik oszlop tetején pedig ott áll a figyelmeztetés:

NE ÍRD ÁT A KÉPLETET!!!

Pedig az egész egyszerűen indult. Szükséged volt egy helyre, ahová beírhatod a bevételeidet és a kiadásaidat. Később bekerültek a fizetési határidők, a kategóriák, az ÁFA, a készlet, majd néhány grafikon is.

A táblázat közben észrevétlenül a vállalkozásod egyik legfontosabb eszközévé vált.

Csakhogy nem minden táblázat marad örökké egyszerű.

Sokáig valóban elég lehet az Excel

Egy induló vagy egyszemélyes vállalkozásnak általában nincs szüksége nagy vállalatirányítási rendszerre. Ha havonta néhány bevételed és kiadásod van, az adatokat egy helyen vezeted, és könnyen megtalálod, amit keresel, akkor egy jól felépített táblázat tökéletesen megfelelhet.

Nem az dönti el, hogy kinőtted-e, hány éve működik a vállalkozásod, hány ügyfeled van, vagy mekkora a bevételed.

Sokkal inkább az, hogy mennyi adatot kell összekapcsolnod ahhoz, hogy választ kapj egy egyszerű kérdésre. Például:

• Mennyi pénz marad várhatóan a hónap végén?
• Melyik terméken mekkora az árrés?
• Mennyit kell félretenned az ÁFA-ra?
• Mennyi pénz áll jelenleg a készletben?
• Melyik kiadást fizetted már ki, és melyik vár még rád?

Ha ezekre egy-két perc alatt megbízható választ kapsz a táblázatodból, akkor még nem érkezett el a váltás ideje.

Ha viszont keresni, másolni, összeadni és ellenőrizni kell, először érdemes megpróbálni rendbe tenni.

Mielőtt váltanál, próbáld meg ezt a négy dolgot

1. Minden alapadat egyetlen helyre kerüljön

Ne legyen külön fájl a bevételeknek, egy másik a kiadásoknak, egy harmadik pedig annak, amit a könyvelődnek küldesz. Minél több helyen vezeted ugyanazt, annál könnyebben eltérnek egymástól a számok.

2. Használj következetes kategóriákat

A „marketing”, „hirdetés”, „Facebook” és „reklámköltség” lehet, hogy ugyanazt jelenti, de később a szűrésnél sokkal nagyobb nehézséget fog okozni az eltérő megnevezés, és nehezebb lesz pontos összesítést készíteni belőle.

3. Válaszd külön az adatbevitelt és a kimutatásokat

Az a rész, ahová az adatokat írod, ne legyen egyben azzal, ahol a havi eredményt vagy a grafikonokat nézed. Így kisebb az esélye annak, hogy egy véletlen módosítással felülírsz egy képletet.

4. Ne másold át kézzel a hónapokat egyik fájlból a másikba

A január.xlsx, február.xlsx és március_JAVITOTT.xlsx rendszer egy ideig átláthatónak tűnhet. Egészen addig, amíg éves összesítést szeretnél, vagy meg kell keresned egy korábbi tételt, de nem emlékszel, melyik hónapban szerepelt.

Ha ez a négy változtatás rendet tesz, nincs okod csak azért váltani, mert egy szoftvercég szerint minden vállalkozásnak új rendszer kell.

De van az a pont, amikor már nem a táblázat tartalmával dolgozol, hanem magát a táblázatot próbálod működésben tartani.

Öt jel, hogy a vállalkozásod kinőtte a táblázatát

1. Már nem bízol meg teljesen a számokban

Megnézed a havi eredményt, de azért gyorsan kiszámolod még egyszer számológéppel is.

Nem tudod, hogy minden tétel bekerült-e, jól húztad-e le a képletet, vagy valamelyik korábbi módosítás megváltoztatta az összesítést.

Egy pénzügyi nyilvántartás akkor segít dönteni, ha nem kell állandóan ellenőrizned a számításokat.

2. Ugyanaz az adat több helyen él

A bevétel szerepel a havi táblázatban, a cashflow-tervben és egy külön listában is. A készlethez tartozó adatokat egy másik fájlban vezeted, az árakat pedig valahol máshol frissíted.

Ilyenkor már nem egy táblázatod van, hanem több, egymással csak részben kommunikáló nyilvántartásod.

A probléma nem feltétlenül az adatok mennyisége. Az a nehéz, hogy ugyanannak az adatnak több helyen is helyesnek kell lennie.

3. Egy egyszerű kérdéshez több fájlt kell megnyitnod

Mennyi pénzed marad a hónap végén?

A válaszhoz először megnyitod a bankszámlát, utána a kiadási táblázatot, ellenőrzöd a még ki nem fizetett számlákat, majd eszedbe jut az adó és a következő árubeszerzés.

A végén lesz egy összeg, de nem biztos, hogy két nap múlva is ugyanazt kapnád.

Amikor egy hétköznapi üzleti kérdés megválaszolása több táblázat megnyitását, keresgélést igényel, akkor már nem pusztán adatokat vezetsz. Te magad kapcsolod össze fejben azt, amit a rendszernek kellene.

4. Félsz hozzányúlni a saját táblázatodhoz

Van benne néhány képlet, amelyet már nem tudsz pontosan felidézni. Bizonyos oszlopokat nem mersz áthelyezni, mert valami biztosan hivatkozik rájuk. Egy korábbi hónapot pedig inkább nem javítasz, nehogy elromoljon az éves összesítés.

Ez az a pont, amikor a táblázat már nem alkalmazkodik a vállalkozásodhoz. Inkább neked kell alkalmazkodnod a táblázathoz.

5. A nyilvántartás fenntartása külön munkává vált

Új fájlt készítesz a következő hónapra. Átmásolod a képleteket. Frissíted az árakat. Ellenőrzöd a kategóriákat. Összefésülöd az adatokat. Megkeresed, miért nem egyezik két végösszeg.

Ezek külön-külön csak néhány perces feladatok. Együtt viszont rendszeresen elvesznek egy estét.

Ha a táblázat fenntartására több idő megy el, mint amennyit a használatával megspórolsz, akkor valószínűleg elérted a határát.

Nem feltétlenül nagyobb táblázat kell

Ezen a ponton sok vállalkozó két lehetőséget lát: vagy tovább építi a meglévő táblázatot újabb képletekkel, munkalapokkal és összesítőkkel, vagy bevezet egy nagy vállalatirányítási rendszert.

Pedig a kettő között is van hely.

Egy egyszemélyes vagy mikrovállalkozásnak általában nincs szüksége bonyolult ERP-rendszerre. Arra viszont szüksége lehet, hogy a bevételek, a kiadások, a cashflow, az árrés és a készlet ne különálló táblázatokban éljenek.